Wer hat an der Uhr gedreht, ist es wirklich schon so spät? Na, auch gerade dabei ertappt Paulchen Panters kultigen Song von allzu damals mitzusingen? Oder gar so in Stress, beim Blick auf die Uhr, dass der Sinn nach etwas ganz anderem als dem Trällern dieses Liedchens steht? Wäre verständlich. Schließlich hat der Tag nur 24 Stunden und auch jetzt zur Zeitumstellung, bei der uns doch sogar ein Stündchen geschenkt wird: Was ist mit den hunderttausend noch zu erledigenden Aufgaben? Die sind längst noch nicht abgearbeitet. Hmm, die schlechte Nachricht: Da lässt sich weder dran rütteln noch der Tag sich verlängern. Versuche, die tägliche Zeit vermehren zu wollen? Mehr als eine Sisyphusarbeit, da schlichtweg nicht umsetzbar. Menno.
Doch es gibt auch eine gute Nachricht: Man kann sich selbst managen und es auf diese Weise schaffen, die einem zur Verfügung stehende Zeit für sich zielgerichtet und somit gewinnbringend einzusetzen. Das Zauberwort lautet „Selbstmanagement“ und bedeutet die eigene (Arbeits-)Zeit einteilen zu lernen, sich um sich selbst als Person zu kümmern und unterstützende Arbeitsmethoden zu nutzen. Mit diesem Gesamtpaket lässt sich zwar nichts an der Länge des Tags ändern, dafür jedoch entscheiden, welchen To Do’s man die einem begrenzte Zeit schenkt. Ausschlaggebend hierfür: Welche Aufgabe ist für mich eigentlich ziel- und/oder bedürfnisorientiert?
Zeitmanagement ist also als intentionaler Umgang mit der eigenen Zeit zu verstehen, mit dem Effekt, die eigenen Ziele stets im Fokus zu haben und so der Fülle an Aufgaben die Stirn zu bieten. Das funktioniert allerdings nur, wenn einem klar ist, welche Ziele man verfolgt, Prioritäten setzt und konsequent bestimmte hilfreiche Arbeitstechniken anwendet. Ein guter Zeitmanager zeichnet sich dadurch aus, Unwichtiges wegzulassen und stattdessen mehr Wichtiges anzupacken. Er ist fähig, mit seiner Zeit umzugehen, kann seine Kräfte bündeln und auf diese Weise wertvolle Mehr-Zeit scheffeln. Das reduziert Stress und hilft, die gesteckten Ziele tatsächlich zu erreichen.
Selbstmanagement schließt das eben beschriebene Zeitmanagement, das sich auf das Erreichen von Arbeitszielen fokussiert, mit ein, geht aber noch einen Schritt weiter. Denn auch die persönlichen Ziele gehören dazu und die Fragen „Welche beruflichen, welche Lebens-Ziele verfolge ich?“, „Wozu arbeite ich?“, „Welche Ergebnisse möchte ich beruflich und privat erzielen?“. Als produktiver Selbstmanager ist man sich darüber bewusst, wie man beide Arten von Zielen neben- oder auch miteinander verwirklichen kann. Selbstmanager kennen und begreifen den Unterschied zwischen dringlichen und wichtigen Dingen. Und das ist mitunter alles andere als leicht. Problematisch wird es, wenn der Dringlichkeit stets der Vorrang gegeben und das Paradigma der Wichtigkeit stiefmütterlich behandelt wird.
Doch wie lassen sich die Begriffe Dringlichkeit und Wichtigkeit voneinander abgrenzen?
Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn sie hilft, ein Ziel zu erreichen. Tut sie dies nicht, bekommt sie den Stempel unwichtig. Als dringend werden Aufgaben bezeichnet, die an einen Termin gebunden sind und danach redundant werden. Aufgaben, bei denen es keine Rolle spielt, wann sie in der näheren Zukunft erledigt werden sollen, sind nicht dringlich. Das Modell der 4 Quadranten nach dem Eisenhower-Prinzip veranschaulicht diese Unterteilung: Es kategorisiert anfallende Aufgaben nach Zielen. Das Einteilen in vier Kategorien erleichtert es zu entscheiden, womit man sich als Nächstes beschäftigt.
Dem Eisenhower-Prinzip nach empfiehlt es sich, mit Aufgaben im jeweiligen Quadranten folgendermaßen zu verfahren:
- Wichtig und dringlich: Alle Aufgaben, die wichtig und dringlich sind, zahlen auf Ziele ein. Sie sind sofort und von einem selbst zu erledigen.
- Wichtig, aber nicht dringlich: Aufgaben, die zum Erreichen von Zielen dienen, aber nicht termingebunden für die nahe Zukunft sind, sollten ebenso selbst bearbeitet werden. Sie werden mit einem Datum versehen.
- Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sind eilig, können jedoch auch von anderen Personen umgesetzt und sollten daher delegiert werden.
- Weder wichtig noch dringlich: Solche Aufgaben wirken sich nicht auf Ziele aus, außerdem ist es egal, wann sie erledigt werden. Diese Aufgaben kann man meist weglassen.
Will heißen: Ob an der Uhr gedreht wurde oder nicht, wer lernt, sich selbst zu managen und damit auch seine Zeit, bewirkt, mehr Wichtiges als Unwichtiges zu erledigen. Juckt es auch manchmal in den Fingern, erst das tun zu wollen, was man gut kann, gern macht und was besonders eilig ist … immer dran denken: First things first!
Tipp:
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